by Meta Bytes

4 steg för att effektivisera er orderhantering

En välfungerande orderhantering är viktig för alla företag, men särskilt för tillverkande bolag. En pålitlig och effektiv produktion bygger på att inkommande ordrar hanteras i tid och är korrekta. Här delar vi med oss om fördelarna med en effektiv orderhantering och fyra steg för att optimera processen.

Varför effektivisera er orderhantering?

Upplever ni friktioner i orderprocessen? Krävs det en stor manuell handpåläggning? Smyger det ofta in fel? Är det många i personalen som lägger tid på orderhanteringen? Svarade ni ja på några eller kanske rentav alla dessa frågor så finns det möjligheter att effektivisera orderhanteringen.

En effektiv orderhantering kan bland annat uppnå följande:

Minskad risk för dyra fel

En felaktig orderinmatning av exempelvis tjocklek kan innebära att en vara produceras med helt fel dimensioner, ett fel som kan bli kostsamt för både er och kunden. En effektiv och välfungerande orderprocess snappar upp dessa typer av fel och ser till att ordern blir rätt från början.

Ökad produktivitet

En orderprocess med minimal handpåläggning kräver färre resurser. Det innebär att personal som tidigare la mycket tid på att hantera orderflödet istället kan lägga tid på mer värdeskapande arbetsuppgifter, exempelvis försäljning, som i sin tur leder till fler affärer.

Ger relevant och pålitlig data

En effektiv orderprocess registrerar och lagrar relevant och pålitlig data i realtid för hela orderkedjan. Ni ska enkelt kunna följa orderns status från början till slut och få en överblick över viktig data såsom pågående och levererade ordrar. Att ha tillgång till pålitlig data är också viktigt för att kunna fatta datadrivna beslut, något som allt fler företag börjar inse värdet av.

Skalbarhet och ökad konkurrenskraft

En effektiv orderhantering med minimal handpåläggning kan hantera fler ärenden på kortare tid. Detta ökar möjligheterna för mindre bolag att skala upp verksamheten. För större bolag är det viktigt att ha en effektiv och optimerad orderprocess för att hålla interna kostnader nere och därmed förbli konkurrenskraftiga.

4 steg för att effektivisera er orderhantering

Behöver ni effektivisera er orderhantering men känner er lite vilsna i hur ni ska gå tillväga? Här tipsar vi om fyra steg till effektiviserad orderhantering:

1. Rikta allt till ett enda ordersystem

Får ni in ordrar från många olika system och kanaler? Börja då med att rikta alla inkommande ordrar till ett och samma ordersystem, så att all information och orderhantering är samlad på ett ställe. Tänk er att ni vill skapa en tratt som fångar upp alla dokument och samlar dem på ett och samma ställe för vidare hantering. Detta både underlättar hanteringen och säkerställer att ni inte missar några inkommande ordrar.

2. Förenkla inmatningen

När ni har säkerställt att alla ordrar samlas i ett och samma ordersystem går ni vidare med att förenkla inmatningen av orderhanteringen. Minimera den manuella hanteringen genom att automatisera processen för inkommande ordrar så långt det går. Här är det värdefullt om processen även kan validera datan, för att kunna hitta fel som ser rätt ut för ögat men som inte är rätt i er orderprocess.

Satsa gärna på en AI-lösning för inmatningen. AI står för artificiell intelligens och innebär att mänskliga processer simuleras i maskiner, framförallt datorer. Med dagens AI-teknik och maskininlärning kan systemet bli smartare över tid och flagga för eventuella fel med en träffsäkerhet som ständigt ökar. Läs mer om varför AI är en "game changer" för er orderhantering här.

3. Synkronisera information från flera system

Nästa steg mot en effektiviserad orderprocess är att synkronisera information såsom lagerstatus, orderstatus och leveransstatus till ett och samma system. Se också till att informationen uppdateras i realtid och därmed alltid är aktuell. Med integrerad och synkroniserad information visas alltid senaste lagerstatus för era kunder automatiskt, utan att ni behöver göra manuella uppdateringar.

4. Integrera ordersystemet till era leverantörer

Ibland kan problem i orderhanteringen finnas utanför den egna organisationen, exempelvis hos era leverantörer. Leverantören kanske inte har rätt produkter i lager för att ni ska kunna leverera en order till en kund. Ett sätt att lösa detta är att integrera ert ordersystem till era leverantörers system. På så sätt finns det full transparens i hela leverantörskedjan vad gäller exempelvis lagerstatus. Har ni egna lager kan även era leverantörer se om en vara är på väg att ta slut hos er och flagga för att ni bör beställa mer.

En effektiv orderhantering är a och o för ett tillverkande bolag, med dessa tips kommer ni långt på vägen.

Är ni istället i behov av ett helt nytt ordersystem vill vi tipsa om följande artikel: 7 tips vid val av nytt ordersystem.

Vill ni ha hjälp med att effektivisera era orderprocesser? Vi på Meta Bytes har en enkel lösning som ni snabbt kan komma igång med. Låt oss presentera Bäck AI - en lösning som integrerar AI i era befintliga system för att effektivisera era processer och dra nytta av fördelarna med den nya tekniken. Vi på Meta Bytes utvecklade Bäck AI för att vi upplevde att många av våra kunder i tillverkningsindustrin kämpade med en ineffektiv orderhantering som krävde mycket manuell handpåläggning.

Livet är för kort för repetitiva uppgifter, ta hjälp av Bäck AI.

Tillbaka