by Meta Bytes

7 tips vid val av nytt ordersystem

Att ha en välfungerande process för att hantera inkommande ordrar är viktigt, inte minst hos tillverkande bolag. Ett fel i en order som inte fångas upp i tid leder till en felaktig tillverkning som i sin tur kan få stora och dyra konsekvenser. Vägen till en effektiv orderprocess börjar med ett bra ordersystem.

Vilka funktioner är viktiga i ett ordersystem för ett tillverkande bolag? Och måste ni alltid byta ut ett ordersystem för att effektivisera orderprocessen? Låt oss göra en djupdykning i orderhantering för tillverkande bolag.

Vad är ett bra ordersystem?

Ett bra ordersystem kan effektivt hantera era inkommande ordrar och beställningar automatiskt med minsta möjliga handpåläggning. Systemet sköter den dagliga administrationen så att era medarbetare kan lägga tid på andra arbetsuppgifter som skapar mer värde i organisationen, exempelvis försäljning.

7 viktiga funktioner för ett nytt ordersystem

Det är både dyrt och tidskrävande att välja fel system. Oavsett om ni ska välja ert första ordersystem eller överväger att byta ut systemet ni använder idag så vill vi tipsa om sju viktiga funktioner som bör finnas på er kravlista:

1. Integrationsmöjligheter till befintliga system

Alla som har jobbat i flera olika system som inte pratar med varandra vet hur ineffektivt det är och hur mycket dubbelarbete det medför. Risken är också stor att fel smyger sig in någonstans på vägen. Ett ordersystem ska förenkla och effektivisera orderprocessen, se därför till att det kan anpassas och skräddarsys till era behov och att det kan integreras mot era befintliga system och processer.

2. Möjlighet att följa orderprocessen i realtid

Ert nya ordersystem ska kunna leverera uppdaterad information kring orderprocessen i realtid. På så sätt kan ni snabbt svara en kund angående status för deras pågående order, eller följa upp en order som verkar ha fastnat någonstans.

3. Korrekt och lättillgänglig data

Allt fler företag inser värdet i att fatta datadrivna beslut, därmed ökar också kraven på våra affärssystem vad gäller datainsamling och datavisualisering. Ett bra ordersystem har ett antal standardrapporter som snabbt ger en överblick över er data. Ni ska också kunna skapa anpassade rapporter baserat på era uppföljningsbehov.

I en datadriven organisation är rapporterna från ordersystemet viktiga beslutsunderlag, därför är det avgörande att er data är korrekt och att den uppdateras i realtid, utan fördröjning.

4. Skalbarhet

Ett bra ordersystem kan utvecklas i takt med att era behov förändras. Systemet ska kunna hantera en kraftig tillväxt, en internationell satsning eller liknande, utan att kräva alltför stora systemförändringar.

5. Automatiserade processer

För att ett ordersystem ska kunna effektivisera orderprocessen krävs det att systemet kan hantera automatiserade processer. Ett ordersystem som själv lär sig med hjälp av maskininlärning blir smartare och smartare ju fler ordrar som hanteras, och antalet ordrar som kräver manuell hantering minskar gradvis.

6. Molnbaserat

Ett helt molnbaserat system har många fördelar. Exempelvis står systemleverantören för drift och säkerhet, och tillhandahåller regelbundna uppdateringar. Dina medarbetare kan också komma åt systemet oavsett var de befinner sig. Vårt tips är därför att satsa på ett helt molnbaserat system.

7. AI-teknik

Att automatisera processer med hjälp av AI-teknik är inte längre ett val, det är ett måste för företag som vill förbli konkurrenskraftiga. Se till att välja ett system med AI-teknik inbyggt i systemet. På så sätt behöver ni inte bygga på fristående lösningar framöver, istället kan systemet förändras med verksamheten över tid.

Du kan läsa mer om artificiell intelligens här.

Nytt ordersystem inte alltid bästa lösningen

Om ni är i behov av ett nytt ordersystem hoppas vi att dessa sju tips är användbara.

Men, låt oss ta ett steg tillbaka. Behöver ni verkligen ett nytt ordersystem?

Att byta ut ett system helt och hållet är en omfattande process som tar tid, kostar pengar och har inte heller någon garanti för att lyckas. I värsta fall slutar det med att det nya systemet fungerar sämre än det ni hade innan. Istället för att dra igång ett jätteprojekt med skyhöga investeringar - fundera på vilka lösningar ni kan lägga till i era befintliga system för att få dem att fungera bättre? Dessutom är det ofta man kanske inte känner till alla funktioner i sitt befintliga system, kanske kan ni förbättra orderprocessen och era kunders köpupplevelse bara genom att ta reda på detta?

Låt oss tipsa om Bäck AI - en lösning som integrerar AI i era befintliga system för att effektivisera era processer och dra nytta av fördelarna med den nya tekniken. Vi på Meta Bytes utvecklade Bäck AI för att vi upplevde att många av våra kunder i tillverkningsindustrin kämpade med en ineffektiv orderhantering som krävde mycket manuell handpåläggning.

Livet är för kort för repetitiva uppgifter, ta hjälp av Bäck AI.

Tillbaka