by Meta Bytes

Det centrala affärssystemets tid är förbi - satsa på systemintegration istället

Teknikutvecklingen går snabbt och tiden då det lönade sig att utveckla stora centralsystem som löste allt är förbi. Givetvis är drömscenariot att ha ett enda system som kan hantera alla företagets behov, men i de flesta fall är det en utopi. Ingen är bäst på allt och detsamma gäller affärssystem.

Istället går utvecklingen mot alltmer specialiserade system, som fokuserar på att lösa en viss del av verksamheten riktigt bra. Betyder det att ni måste arbeta i mängder av olika system framöver för att kunna använda den senaste tekniken? Självklart inte, låt oss introducera den smått magiska lösningen på alla era IT-bekymmer – nämligen systemintegration.  

Därför är stora centrala affärssystem på väg bort

Historiskt sett har många företag köpt in och implementerat större system “off-the-shelf”, i tron om att just det systemet kommer att kunna täcka in alla behov. När de sedan har börjat använda systemet har de upptäckt att det faktiskt inte kan lösa precis allt. Det är starten på vad som kan bli en lång och snårig anpassningsresa, där man börjar bygga skräddarsydda anpassningar i det stora systemet. Vissa bolag anpassar med måtta, andra går all-in och anpassar hej vilt. Tillslut har man målat in sig i ett hörn med alla anpassningar, som i värsta fall innebär att man inte kan uppgradera till nya versioner av systemet, vilket inte är helt ovanligt. I slutändan kan man bli fast i ett system som fungerar sämre än om man hade låtit bli alla anpassningar, och att ta sig ur systemet kan bli både kostsamt och tidskrävande.  

Få företag har lyckats täcka in bolagets behov inom exempelvis HR, ekonomi och försäljning i ett och samma system. Ofta måste man ta hänsyn till många olika standardsystem såsom ERP, CRM och intranät, för att nämna några. I dagens digitala landskap går systemutvecklingen istället mot att bolag använder flera mindre system som är specialiserade på att lösa sin del av verksamheten riktigt bra.

Systemintegration – nyckeln till automatisering

Systemintegration innebär att flera oberoende system kopplas samman för att kunna fungera tillsammans. Systemen är i regel molnbaserade, med ett öppet API som möjliggör integration med andra system.  

För att genomföra en systemintegration behöver två saker finnas på plats:

  • En etablerad kommunikationsväg mellan systemen
  • Förståelse mellan systemen – de måste tala samma språk (i form av kod)

Systemintegration är lite som att lägga ett pussel, där många olika delar behöver passas ihop med varandra för att skapa en välfungerande helhet. Precis som det finns olika svårighetsgrader på pussel så finns det olika nivåer av komplexitet vad gäller systemintegration, bland annat beroende på vilka system som ska kopplas ihop och hur komplexa organisationens affärsprocesser är. Även om det kan krävas lite arbete att lägga systemintegrations-pusslet så är det i de allra flesta fall ett pussel värt att lägga.

Många fördelar med systemintegration

Genom att integrera olika system som är bäst på sin del av processen kan er verksamhet bli mer flexibel och skalbar.  

Några av fördelarna med systemintegration:

Minskar administration

Med integrerade system får ni en lösning som är enkel att använda och som innebär att en inmatning som görs i ett system slår igenom i alla relevanta system, istället för att ni behöver mata in informationen på flera ställen. Ni minskar alltså tiden som läggs på administration, och minskar även risken för fel.  

Uppdaterad data i realtid

När era affärssystem är integrerade med varandra så har ni hela tiden tillgång till uppdaterad data i realtid. Därmed kan ni alltid få fram de senaste siffrorna som underlag för att fatta datadrivna beslut i organisationen.  

Möjliggör automatisering

Era medarbetare kan arbeta mer effektivt i en integrerad och modern IT-miljö. När systemen är integrerade kan ni arbeta strategiskt med automatisering av repetitiva och tidskrävande arbetsuppgifter. På så sätt kan era medarbetare lägga mer tid på värdeskapande uppgifter. Läs mer om automatisering här.

En modern IT-lösning är också en stor fördel ur ett talangperspektiv – ni kan lättare attrahera och behålla talanger i organisationen eftersom ni slipper anställa personer för att utföra simpla arbetsuppgifter.  

Systemintegration är helt enkelt ett effektivt sätt att få ut mer av era IT-investeringar.

Så kommer ni igång med systemintegration

En stor fördel med att det idag finns många små, specialiserade affärssystem på marknaden är att ni ofta kan integrera ett system till era befintliga affärssystem. Ni slipper då att lägga både tid och kostnader på att byta system.

Hur tar vi reda på vilken del av processen som behöver ett separat system?

En bra tumregel här är följande: Har ni många affärsregler som inte är standard i er bransch, eller standard generellt? Då kan det vara bättre att hitta mindre, specialanpassade systemlösningar, alternativt bygga en egen plattform, än att anpassa ert befintliga affärssystem.

Hur hittar vi rätt system att integrera?

Detta kräver stor kunskap om processen i fråga. Innan ni väljer systemleverantör så behöver ni veta att systemet faktiskt kommer att kunna leverera den lösning som ni behöver. Ta kontakt med en produktexpert hos systemleverantören som kan guida er genom funktionaliteten och som kan garantera att produkten passar era behov.

Vilket förarbete bör vi göra för att komma igång med systemintegration?

Ett viktigt steg är att göra en ordentlig kartläggning av era affärsprocesser. En trasig process som automatiseras är ju faktiskt fortfarande en trasig process. När ni har en bra grund att stå på vad gäller vilka behov ni har och hur ett optimalt processflöde skulle se ut så kan ni snabbt komma vidare och implementera en genomtänkt lösning som håller över tid.

Ta gärna del av vår guide för att kartlägga era affärsprocesser.  

Systemintegration är avgörande för att få ut så mycket som möjligt att ert digitaliseringsarbete. Även om redan arbetar med flera olika specialiserade system så går mycket förlorat om systemen inte kan kommunicera med varandra. En samlad plats för er data ger er också bättre möjligheter att regelbundet mäta, analysera och förbättra era processer.  

Tillbaka